Melalui fitur pemberkasan, memungkinkan unit kerja menata arsip aktif secara sistematis, efisien, dan sesuai klasifikasi.
Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang, Elvi, menjelaskan bahwa fitur pemberkasan pada SRIKANDI mencakup pembuatan folder berkas, pengisian informasi, pengelompokan arsip berdasarkan kategori, serta penataan arsip masuk dan keluar sesuai aturan yang berlaku.
"Pemberkasan adalah penempatan naskah atau item ke dalam suatu himpunan yang disusun secara sistematis dan logis, sesuai konteks kegiatan, sehingga menjadi satu berkas karena memiliki keterkaitan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah dalam suatu unit kerja," ujarnya saat menjadi pemateri pada sosialisasi pembinaan kearsipan, di Bagindo Aziz Chan, Kamis (26/6/2025).
Elvi turut mendorong seluruh kelurahan di Kota Padang untuk aktif melakukan pemberkasan secara digital guna mendukung pengelolaan arsip yang lebih tertib, efisien, dan akuntabel.
"Pemberkasan pada aplikasi SRIKANDI dilakukan oleh Unit Pengolah untuk beberapa jenis arsip, antara lain arsip Aktif, arsip Vital (Versi 2), arsip Terjaga (Versi 2), arsip Tematik (misalnya: Covid-19 dan lainnya)," bebernya.
Adapun ketentuan pemberkasan pada Aplikasi SRIKANDI versi 3 sebagai berikut:
1. Pemberkasan hanya dapat dilakukan oleh pengguna dengan Hak Akses Sekretaris/Tata Usaha.
2. Asas pemberkasan menggunakan prinsip desentralisasi.
3. Nomor berkas arsip aktif akan dihasilkan otomatis oleh sistem, berdasarkan unit pengolah dan klasifikasi.
4. Retensi arsip (baik aktif maupun inaktif) juga terisi otomatis setelah klasifikasi dipilih.
5. Satu berkas dapat memuat berbagai item seperti naskah masuk, naskah keluar, dan disposisi.
6. Pemberkasan mandiri dapat dilakukan dengan mengunggah daftar arsip (sesuai format) atau registrasi satu per satu.
7. Dalam pemberkasan mandiri, pengisian nomor berkas, klasifikasi, dan retensi dilakukan secara manual.
8. Daftar arsip, baik berkas maupun isi berkas, dapat dicetak secara otomatis melalui aplikasi. (MA)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar